WeHost Archive

Din activitatea zilnică, direct în arhiva electronică.

Prezentare

Arhivare electronică în flux complet

WeHost Archive preia documentele din WeHost Cloud și le arhivează conform structurii organizaționale a firmei. Fiecare document ajunge în locul corect, pe mașină virtuală dedicată exclusiv arhivei, cu fișă de metadate la eliberare.

Flux de lucru

Cum funcționează

Documente sincronizate în WeHost Cloud

Punctul de plecare: activitatea zilnică

Documentele sunt create în activitatea curentă și sincronizate din folderele locale.
e-Factura, Contabilitate, HR, Registratură — totul ajunge în cloud.
Baza pentru arhivare este mereu actualizată.

Avantaje WeHost

Fără efort suplimentar — arhivarea pornește din fluxul existent.

Selecție manuală sau automată

Tu decizi când și ce se arhivează

Arhivezi la comandă, selectând folderul dorit.
Sau configurezi reguli de arhivare automată.
Politici flexibile, adaptate nevoilor firmei.

Avantaje WeHost

Control total — arhivare manuală sau automată, după preferință.

Mapare după organigramă și nomenclator

Fiecare document în locul corect

Modulul de arhivă trimite documentul în spațiul corect, pe rol.
Structura urmează organigrama și nomenclatorul firmei.
Dosare organizate: Decizii, Facturi, Contracte de muncă etc.

Avantaje WeHost

Arhivare conformă — structură legală, ușor de auditat.

Transfer pe VM dedicată exclusiv arhivei

Infrastructură separată pentru securitate maximă

După arhivare, documentele sunt mutate pe mașină virtuală separată.
VM dedicată exclusiv arhivei electronice, pe infrastructură distinctă.
Separare clară între mediul operațional (Cloud) și arhiva finală.

Avantaje WeHost

Securitate și integritate — arhiva este izolată de mediul de lucru zilnic.

Eliberare documente din arhivă

Cu fișă de metadate și control

Documentele solicitate sunt eliberate de firma de management arhivistic.
Fiecare eliberare este însoțită de fișă de metadate.
Trasabilitate completă pentru audit și conformitate.

Avantaje WeHost

Conformitate legală — eliberare controlată, documentată, trasabilă.

Configurare

Configurare arhivă — Organigramă + Nomenclator

Arhiva se configurează o singură dată, pe baza structurii organizaționale. WeHost Archive devine sursa de adevăr pentru roluri, permisiuni și structura dosarelor.

Configurare

Configurare arhivă — Organigramă + Nomenclator

Cont master WeHost Archive

Control centralizat și securitate

Se creează contul master pe modulul de arhivare.
Control centralizat asupra întregii structuri arhivistice.
Baza pentru toate configurările ulterioare.

Avantaje WeHost

Administrare simplă — un singur punct de control.

Definim organigrama

Structura organizațională a firmei

Management, Secretariat, Economic, HR, Juridic, Tehnic.
Fiecare departament primește spațiu definit în arhivă.
Structură clară, ușor de gestionat.

Avantaje WeHost

Organizare logică — arhiva reflectă structura reală a firmei.

Introducem nomenclatorul

Tipuri de documente și termene de păstrare

Decizii, Facturi, Dosare personal, Contracte juridice.
Fiecare tip de document are poziție și termen definit.
Conformitate cu cerințele legale de arhivare.

Avantaje WeHost

Arhivare legală — documentele sunt ușor de găsit și de auditat.

Creăm conturile producătorilor

Roluri și responsabilități clare

Creator HR, Creator economic, Creator secretariat, Creator juridic.
Fiecare departament primește rol și responsabilități specifice.
Trasabilitate completă: cine a creat ce document.

Avantaje WeHost

Responsabilități clare — audit trail pentru fiecare document.

Legăm cloudul de aceleași roluri

Acces sincronizat pe toate dispozitivele

Același rol/cont este sincronizat pe desktop, laptop, tabletă, telefon.
Modulul WeHost Cloud folosește aceleași permisiuni ca arhiva.
Acces securizat și sincronizat pe toate aplicațiile.

Avantaje WeHost

Experiență unitară — aceleași drepturi în cloud și în arhivă, pe orice dispozitiv.

Lucrezi normal. Salvezi sigur. Arhivezi corect.

Contactează vânzările